REGULAMIN ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
/tekst jednolity/

§ 1
[CEL REGULAMINU]

1. Regulamin określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania Stella sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości oraz podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.
3. Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.
4. Niniejszy Regulamin ustalony został po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

§ 2
[DEFINICJE]

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. Spółce – należy przez to rozumieć Stella spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Łodzi;
2. Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin zgłoszeń wewnętrznych;
3. działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Spółkę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń
4. działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

5. informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
6. informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
7. komisji wewnętrznej – należy przez to rozumieć wyznaczoną w Spółce komisję właściwą merytorycznie do przeprowadzenia czynności wyjaśniających zgłoszenie lub innych działań, takich jak, w szczególności przekazanie zawiadomienia do właściwych organów;
8. kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
9. osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu jako osobę, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana;
10. osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
11. osobie powiązanej ze zgłaszającym – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny zgłaszającego;
12. pracodawcy – należy przez to rozumieć Stella sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi;
13. ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
14. zgłaszającym lub sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: pracownika; pracownika tymczasowego; osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; przedsiębiorcę; prokurenta; wspólnika; członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; stażystę; wolontariusza; praktykanta;
15. zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć przekazanie pracodawcy informacji o naruszeniu prawa;
16. zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć przekazanie informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu lub organowi centralnemu.

§ 3
[DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ]

1. Zgłoszenia wewnętrzne przyjmuje pełnomocnik do spraw przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych powołany przez Zarząd Stella sp. z o.o.
2. Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane:
a. pocztą elektroniczną na adres: sygnalista@stella-furniture.pl
b. przesyłką pocztową w postaci listu poleconego skierowaną na adres: Stella sp. z o.o., 93-402 Łódź, ul. Pabianicka 184/186 ; przesyłka musi zawierać dopisek: „do rąk własnych pełnomocnika do spraw przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych Stella sp. z o.o.”,
c. telefonicznie nr tel.: +48 883849387,
d. na wniosek sygnalisty ustnie podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie będzie dokumentowane w formie protokołu spotkania odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez pełnomocnika do spraw przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.
3. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji
o podjętych działaniach następczych, zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące elementy:
a. dane personalne zgłaszającego);
b. dane kontaktowe /telefon, e-mail lub adres korespondencyjny/ zgłaszającego;
c. dane personalne osoby, której dotyczy zgłoszenie;
d. przedmiot naruszenia/opis zdarzenia, w tym:
i. szczegółowy opis nieprawidłowości,
ii. sposób, w jaki zgłaszający uzyskał wiedzę o nieprawidłowości,
iii. datę wystąpienia nieprawidłowości lub zdarzenia, które do niej doprowadziło albo może doprowadzić,
iv. dane osób, które dopuściły się nieprawidłowości,
v. dane świadków,
vi. informację o posiadanych lub znanych dokumentach, które mogą potwierdzić występowanie nieprawidłowości.
4. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane. Za zgłoszenie anonimowe uznaje się w szczególności zgłoszenie niezawierające danych personalnych zgłaszającego.
5. Możliwe jest dokonanie zgłoszenia wewnętrznego na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu. Dopuszczalne jest również dokonanie zgłoszenia w innej formie.
6. W przypadku zgłoszenia telefonicznego, pełnomocnik do spraw przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych sporządza protokół rozmowy, odtwarzający dokładny jej przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu przez jego podpisanie.
7. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń.
8. W przypadku ustalenia w wyniku analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej dokonania fałszywego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy.
9. Pełnomocnik do spraw przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych zabezpiecza zgłoszenie przed dostępem osób nieuprawnionych.
10. Pełnomocnik do spraw przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych potwierdza sygnaliście w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia jego przyjęcie w sposób analogiczny do dokonania zgłoszenia, chyba że zgłaszający nie wskazał danych kontaktowych, pozwalających na przekazanie potwierdzenia.
11. W przypadku zgłoszenia anonimowego pełnomocnik do sprawy przyjmowania zgłoszeń informuje zgłaszającego, o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpoznania, chyba że przekazanie takiej informacji jest niemożliwe z uwagi na brak jakichkolwiek danych kontaktowych
12. Po otrzymaniu zgłoszenia pełnomocnik do spraw przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych przekazuje je koordynatorowi do spraw zgłoszeń wewnętrznych.

§ 4
[ANALIZA ZGŁOSZENIA; POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE]

1. Koordynator do spraw zgłoszeń wewnętrznych:
a. rejestruje zgłoszenie wewnętrzne w prowadzonym rejestrze zgłoszeń,
b. przeprowadza wstępną analizę zasadności zgłoszenia na podstawie przedstawionych informacji i dokumentów, w szczególności, aby wykluczyć zgłoszenia mające na celu wyłącznie zdyskredytowanie osób, których zgłoszenie dotyczy, osiągnięcie własnej korzyści albo uniknięcie kary oraz analizę możliwych trybów dalszego działania, do których należą:
i. prowadzenie postępowania wyjaśniającego przez komisję odpowiedzialną również za podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia,
ii. skierowanie sprawy do właściwego zewnętrznego organu, albo
iii. niepodejmowanie dalszych działań.
2. W ramach działań, o których mowa w ust. 1, koordynator do spraw zgłoszeń wewnętrznych może wystąpić do sygnalisty o dodatkowe wyjaśnienia lub konsultować się z innymi pracownikami, posiadającymi odpowiednie kompetencje, zapewniając poufność powziętych informacji. Sygnalista jest obowiązany do rzetelnego przedstawienia posiadanych informacji i dowodów, w oparciu o które zgłosił nieprawidłowość.
3. Koordynator do spraw zgłoszeń wewnętrznych może podjąć decyzję o niepodejmowaniu dalszych działań w sytuacji gdy zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
4. Po podjęciu decyzji o sposobie rozpatrzenia zgłoszenia, koordynator do spraw zgłoszeń wewnętrznych niezwłocznie informuje sygnalistę o przyjętym sposobie rozpatrzenia zgłoszenia.
5. Jeżeli zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, koordynator do spraw zgłoszeń wewnętrznych wnioskuje do Zarządu Stella sp. z o.o. o powołanie komisji.
6. Na czele komisji stoi koordynator do spraw zgłoszeń wewnętrznych. Pozostali członkowie komisji powoływani są przez Zarząd Stella sp. z o.o. spośród pracowników, którzy nie są sygnalistami, ani osobami, o których mowa w § 2 pkt 9-11.
7. Komisja może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych pracodawcy lub niezależnych konsultantów do udziału w postępowaniu wyjaśniającym.
8. W toku postępowania wyjaśniającego komisja może wystąpić do sygnalisty o dodatkowe wyjaśnienia lub konsultować się z innymi pracownikami, posiadającymi odpowiednie kompetencje, zapewniając poufność powziętych informacji. Sygnalista jest obowiązany do rzetelnego przedstawienia posiadanych informacji i dowodów, w oparciu o które zgłosił nieprawidłowość.
9. Komisja rozpoznaje zgłoszenie, podejmuje działania następcze, przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia.
10. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Komisja podejmuje decyzje co do zasadności zgłoszenia.
11. W przypadku Zgłoszenia zasadnego, Komisja wydaje rekomendacje krótkofalowe o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje długofalowe, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości.
12. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia, Komisja przekazuje niezwłocznie sygnaliście oraz osobie, której zgłoszenie dotyczy informacje o dokonanym zgłoszeniu oraz przeprowadzonej weryfikacji.

§ 5
[DANE OSOBOWE]

1. Dane osobowe sygnalisty, powalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
3. Spółka po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
4. Przetwarzanie danych osobowych możliwe jest wyłącznie przez osoby wyznaczone zgodnie z Regulaminem do obsługi zgłoszeń sygnalistów, na podstawie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych lub umowy o powierzeniu danych osobowych do przetwarzania. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.
5. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane, w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Spółkę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
7. Po upływie terminu wskazanego w ust. 6 Spółka usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem, z wyjątkiem przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

§ 6
[ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH]

1. Wprowadza się zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, pod warunkiem, że miał on uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie niniejszego Regulaminu i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej dokonującego działań odwetowych ze Spółką.
3. Niedopuszczalnym w stosunku do sygnalisty jest podjęcie działań odwetowych, o których mowa w art. 5 pkt 11 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, jak również w art. 12 lub 13 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów.
4. Zgłaszający, który spotkał się z jakimikolwiek działaniami odwetowymi będącymi lub mogącymi być konsekwencją dokonania zgłoszenia, powinien niezwłocznie poinformować o tym fakcie koordynatora do spraw zgłoszeń wewnętrznych lub Zarząd Spółki.
5. Przepisy ust. 1-4 stosuje się odpowiednio wobec osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej ze zgłaszającym oraz osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej powiązanej ze zgłaszającym, w szczególności stanowiącej własność lub zatrudniającej zgłaszającego.

§ 7
[REJESTR ZGŁOSZEŃ]

1. Każde Zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.
2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada koordynator do spraw zgłoszeń wewnętrznych.
3. Rejestr zgłoszeń zawiera co najmniej: numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, które dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób, adres do kontaktu sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.
4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postepowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 8
[INFORMACJE DOTYCZĄCE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH]

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich z pominięciem procedury przewidzianej w niniejszym Regulaminie, w szczególności gdy: w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Regulaminie Pracodawca nie podejmie działań następczych lub nie przekaże informacji zwrotnej lub sygnalista ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału pracodawcy w naruszeniu prawa.
2. Zgłoszenie dokonane do organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.

Załącznik nr 1

……………………………………………………………

Imię i nazwisko zgłaszającego*

……………………………………………………………

Tel., e-mail lub adres korespondencyjny*

ZGŁOSZENIE INFORMACJI

Imię i nazwisko osoby, której dotyczy zgłoszenie: *

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Przedmiot naruszenia prawa/opis zdarzenia: *

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Dowody i/lub okoliczności, które mogą służyć weryfikacji zgłoszenia:

Inne informacje, które zgłaszający uzna za istotne w sprawie:

* – pola obowiązkowe

REGULAMIN ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH/tekst jednolity/

REGULAMIN ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
/tekst jednolity/